Registrierung

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des Self-Services Portals der Folkwang Universität der Künste in Essen (im Folgenden "Folkwang").

Das Portal wird angeboten für Mitarbeitende der Folkwang Universität der Künste, der Hochschule für Musik und Tanz Köln (HfMT) und der Hochschule für Musik Detmold (HfM).

2. Leistungsbeschreibung

Das Portal ermöglicht die digitale Verwaltung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen. Die Nutzung ist kostenlos.

3. Nutzerregistrierung

Voraussetzungen:

• Angehörige/r einer teilnehmenden Hochschule
• Gültige E-Mail-Adresse der Hochschule
• Registrierung mit persönlichen Daten
• Kenntnisnahme der Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung

Zugangsdaten: Sie verpflichten sich, Ihre Zugangsdaten geheim zu halten und bei Missbrauch sofort zu melden.

4. Pflichten der Nutzenden

Sie verpflichten sich:

• Alle Angaben wahrheitsgemäß zu machen
• Das Portal nur für dienstliche Zwecke zu nutzen
• Keine unberechtigten Zugriffe vorzunehmen
• Keine schädliche Software hochzuladen
• Personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln, alle erforderlichen Schritte hierfür zu unternehmen und die Folkwang unverzüglich zu informieren, wenn Anlass zur Sorge besteht, dass Dritte Kenntnis der personenbezogenen Daten erlangt haben

5. Datenschutz

Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt gemäß DSGVO. Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.

Ausführliche Datenschutzerklärung: www.folkwang-uni.de/datenschutz

6. Haftung

Die Folkwang haftet nur für Schäden bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit durch die Hochschule, ihrer gesetzlichen Vertreter*innen, Erfüllungs- sowie Verrichtungsgehilf*innen. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit besteht nur bei der Verletzung von wesentlichen Vertragspflichten. Solche sind dann wesentlich, wenn deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und wenn Nutzende auf deren Einhaltung regelmäßig vertrauen dürfen. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist darüber hinaus ausgeschlossen, insbesondere bei:

• Datenverlust bei technischen Problemen
• Nichtverfügbarkeit des Portals
• Schäden durch Dritte

7. Kündigung

Sie können Ihre Registrierung jederzeit löschen lassen. Die Folkwang kann den Zugang bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen widerrufen.

8. Schlussbestimmungen

Nutzende unterliegen denjenigen Nutzungsbedingungen, die zum Zeitpunkt der jeweiligen Nutzung gelten. Sollte eine der Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder nichtig sein, so berührt dies nicht die Wirksamkeit und den Bestand der übrigen Bestimmungen der Nutzungsbedingungen. Sie ist durch eine Bestimmung zu ersetzen, die inhaltlich der unwirksamen oder nichtigen Bestimmung am nächsten kommt. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Es gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

9. Ansprechpartner

Folkwang Universität der Künste
Klemensborn 39
45239 Essen

E-Mail: it-leitung@folkwang-uni.de
Telefon: +49 201 4903-0

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Version 1.0 | Stand: 02.08.2026

Bezeichnis der Verarbeitungstätigkeit:

Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Abwicklung von Dienstreiseangelegenheiten durch die Folkwang Universität der Künste auf Grundlage des entsprechenden Kooperationsvertrages zwischen den Kunst- und Musikhochschulen des Landes NRW

1. Verantwortliche Stelle

Folkwang Universität der Künste
Klemensborn 39
45239 Essen

2. Verarbeitete Daten

Im Portal werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name, Vorname, E-Mail-Adresse
• Anschrift, Telefonnummer
• Hochschule, Abteilung, Dienstort
• Daten zu Dienstreisen und Reisekosten
• IP-Adressen (für Sicherheitszwecke)
• Login-Daten und Session-Informationen

3. Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden ausschließlich verwendet für:

• Bereitstellung und Verwaltung des Portals
• Abwicklung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung).

5. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes NRW - Art. 77 DSGVO)

6. Datensicherheit

Das Portal verwendet moderne Verschlüsselungstechnologien (HTTPS, TLS) und Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und CSRF-Schutz.

7. Datenaufbewahrung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz:
E-Mail: datenschutz@folkwang-uni.de

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Vollständige Datenschutzerklärung: www.folkwang-uni.de/datenschutz